SharePoint Designer でリボン内にメニュー作成 – ワークフロー起動

今日はクリスマスイブですね。あんまり大人は関係ありませんが。さて、今日は SPD ネタをひとつご紹介します。

SharePoint Designer 2013 を利用してできることの一つに、カスタム アクション作成機能があります。この機能を利用すると、リストやライブラリのリボン内に、独自コマンドメニューを追加できます。

ボタンのアイコン画像も自分で用意したものを利用できるので、簡易な設定でリボン内にメニュー追加ができますが、問題はクリックしたときに何をさせられるか？ですよね。

ソリューション開発や SharePoint 用アプリ開発を行ってカスタム アクション開発を行った場合には、クリック時の動作は、プログラミングでいかように開発できますが、SharePoint Designer 2013 で作成する場合にはそうはいきません。SharePoint Designer 2013 でカスタム アクション作成時に、設定できるのは以下3種類です。

・ フォームへの移動
指定したリスト・ライブラリのフォーム (新規入力画面や編集画面、表示画面) を起動する。
正直そんなに利用する機会はないかと思います。リストA 内のデータを操作している際に、リストA 内の各フォーム  は既定で用意されているリボン内メニューから開けますし。リストA内のデータを操作している際に、他のリストB のフォームを開きたいといったことはよくあるシナリオとしてさほどイメージできないので。

・ ワークフローの開始
手動開始で関連付けられた ワークフローの開始ボタンを作成できます。
ワークフロー機能を利用して簡易な処理を組み込む場合にはとっても便利です。

・ URL への移動
  指定した URL を開けます。リスト内のデータを操作している際に、他の参考 URL を開いたり。。
でしょうか。また JavaScript も OK。

今日は SharePoint Designer 2013 を利用して、手動開始ワークフロー用のボタンを作成する内容をご紹介します。

手動開始ワークフローの場合、既定では次のような操作でワークフローを開始できます。

① まず、ワークフローを開始させたいリスト アイテムを選択し、
② リボン内の [ファイル] タブ – [ワークフロー] をクリックし、
③ からの、そのリスト/ライブラリに関連ついているワークフロー一覧が表示されるので、
開始したいワークフロー名をクリック

なかなかの操作ステップです。

SharePoint Designer でメニューを作成した場合がこちら。

① まず、ワークフローを開始したいリスト アイテムを選択し、
② リボンから作成したボタンをクリック  以上！

と、操作ステップを簡略化でき、「ワークフロー」 といった難しい用語を意識せず、ワークフローによって組み込んだ機能を操作してもらえます。

＜設定方法＞

•   16*16、32*32 のアイコン画像を用意し、サイト内にアップロードしておく。
  ([サイトのリソースファイル] ライブラリ等任意のライブラリにアップロード)
• 手動起動でワークフローが関連付け設定がされているリスト・ライブラリでのみ設定可能。

1. 1. SharePoint Designer 2013 で対象のサイトを開きます。
   2. [サイト オブジェクト] より [リストとライブラリ] をクリックします。
   3. リストとライブラリの一覧が表示されます。対象のリストもしくはライブラリをクリックします。
   4. リボンより、[ユーザー設定のアクション] – [リボンの表示] をクリックします。
   5. [ユーザー設定のアクションの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。次の設定を行い [OK] をクリックします。

● 名前：任意のメニュー名
● アクションの種類：[ワークフローの開始] を選択し、
リストまたはライブラリに関連付けられている手動開始のワークフローを選択
● ボタンイメージのURL：メニューに表示したい画像ファイルのパスを指定

以上、奥田でした。