SharePoint ライブラリ列と Office ファイル連携 Excel 設定方法

SharePoint ライブラリ列と Office ファイルの連携 Excel の場合のやり方です。

まずは Excel 側の設定です。

1. Excel でテンプレートファイルを作成
    (例として、こんなの↓を利用します、Excel のテンプレートをダウンロードしました)
   
2. セルとマップしたカスタム プロパティを必要な分作成します。
   ライブラリ列に値を反映させたいセルを選択し、名前ボックスに名前を付けます。
   
   ※ セルに付けた名前は、[数式] タブの [名前の確認] をクリックして、確認できます。
   
3. [ファイル] メニュー – [プロパティ] – [詳細プロパティ] をクリックし、プロパティ ダイアログを表示します。
   
4. プロパティ ダイアログで、[ユーザー設定] タブを開きます。
   プロパティ名を入力し、[内容にリンク] をチェックする。そして、リンクするセル (名前を付けたセルから選択できる) を指定し [追加] をクリックして、カスタムプロパティを必要な数作成します。
   

次にライブラリ側の設定です。

1. ライブラリを作成する。
2. [ライブラリ] タブ – [エクスプローラーで開く] をクリックして、ライブラリをエクスプローラーで開く
3. エクスプローラーで開いたライブラリ内の [Forms] フォルダー (隠しフォルダーです) 内に Excel で作成したテンプレート ファイルをドラッグ & ドロップ操作でアップロードする
   
4. [ライブラリ] タブの [ライブラリの設定] をクリックし、ライブラリの設定画面から [詳細設定] をクリック
5. [詳細設定] 画面の [ドキュメントのテンプレート] に、前の手順でアップロードしたテンプレート ファイルのパスを指定 (ファイル名のみ変更)
   
   Word 編でもここまでは同じですね。ライブラリとの列連携が必要なく、ただテンプレート ファイルを登録するだけだと、設定以上です。
   ここからはライブラリ列と Excel 内のカスタム プロパティを連携するための手順です。
6. ライブラリの設定画面から [詳細設定] をクリックし、[詳細設定] 画面の [コンテンツ タイプの管理を許可する] を [はい] に変更します。
7. 続いて、ライブラリに列を作成します。
    ※ 列を作成する際に、次の点を注意ください。
   – Excel に作成したカスタム プロパティと同じ名前の列を作成すること
   – [すべてのコンテンツ タイプに追加] をオフとすること
   (この設定をしたいために、あらかじめコンテンツ タイプの管理を許可しました)

利用イメージ

1. ライブラリで [ファイル] タブ – [新しいドキュメント] をクリックする
2. Excel テンプレートが開く (もちろんテンプレート ファイルを他の方法で共有しても OK)
3. 内容を入力し、ライブラリ内にファイルを保存する
4. ライブラリにファイルが保存され、カスタム プロパティとして設定されたセル内に入力した内容は、対応する列 (プロパティ) に値が入る
   
   本文中の値がライブラリ列に表示されることで、SharePoint の各機能とさらに連携することは、ビューを作成したり、列のデータは Excel にエクスポートできるので集計に利用できたり、メール通知でやってくるメール内にも内容が表示できたり、ワークフローから列の値が利用できたり・・Word と同じです。
   
   Excel の場合は、ドキュメント コンテンツ タイプに列を追加しているわけではないので、ファイルを選択し、[プロパティの編集] を開いても、カスタム プロパティの値はブラウザー上での編集は行えません。